Das Anforderungsprofil – die Königsdisziplin im Recruiting?

Portraitfoto von Gerhard Habitzl

Wenn ich mit Führungskräften spreche, die eine Stelle neu- oder nachbesetzen wollen, richten sich deren Gedanken sofort an den/die neue/n Wunschmitarbeiter/in und an deren gewünschte Ausbildung, Fachkompetenzen, Berufserfahrung und jede Menge gewünschter Persönlichkeitseigenschaften – teamfähig, belastbar, flexibel, reisebereit. Also an die „Stellenanforderungen“.

Wer meine früheren Blogbeiträge bzw. Newsletter gelesen hat, weiß natürlich, dass sich diese „Anforderungen“ von der Stellenbeschreibung ableiten. Die zentrale Frage lautet dabei:

Welche Anforderungen muss ein Mitarbeiter erfüllen, damit die gestellten Aufgaben der aktuellen Position und eventuell einzunehmender zukünftiger Positionen dauerhaft so gelöst werden können, dass die Stellenziele erreicht werden?

Bei der Erarbeitung des Anforderungsprofils hat sich folgende Gliederung der Anforderungskriterien bewährt:

  • Ausbildung
  • Berufserfahrung
  • Fachliche Anforderungen
  • Soziale und persönliche Anforderungen

Woran erkennt man qualitativ hochwertige Anforderungsprofile und worauf sollte man bei der Erarbeitung derselben achten?

Unterscheidung zwischen MUSS- und WUNSCH-Anforderungen

In allen Kategorien sollte zwischen Muss- und Wunsch-Anforderungen unterschieden werden. Das Muss-Niveau definiert damit jene Anforderungsausprägung, die unbedingt erfüllt werden muss, damit die Aufgaben der Stelle zureichend bewältigt werden können.

Warum ist diese Unterscheidung hilfreich?

Führungskräfte streben eine optimale Besetzung Ihrer Stellen an. Daher tendieren sie dazu, in WUNSCH-Kategorien zu denken. Diese Wünsche sind jedoch anhand der Realität zu relativieren. Nicht jeder Wunschkandidat ist auch erreichbar und/oder verfügbar. Es empfiehlt sich, diesen Konflikt elegant zu umschiffen. Möglich ist dies dadurch, sowohl das WUNSCH- wie auch das MUSS-Niveau zu dokumentierten. Vereinbart wird im Anschluss, dass alle Beteiligten sich bemühen, das WUNSCH-Niveau zu erreichen, im Minimum jedoch das MUSS-Niveau ausreichen würde.

Genauigkeit in der Beschreibung

Bei der Erarbeitung eines Anforderungsprofils tendieren wenig Geübte dazu, Anforderungen nur sehr oberflächlich zu beschreiben und mit „Worthülsen“ zu agieren. Begriffe wie „teamfähig“, „belastbar“, „flexibel“ sind Dauerbrenner.  Das Problem dabei: sie tragen zwar eine inhaltliche Botschaft an die Zielgruppe, helfen uns jedoch weder bei einer Vorauswahl bzw. Filterung (welcher Bewerber beschreibt sich schon selbst nicht als teamfähig, belastbar und flexibel?) noch im Auswahlprozess. Was sollte im Auswahlprozess überprüft werden, wenn z.B. die Anforderung „Flexibilität“ thematisiert werden soll? Ist es die Flexibilität, in einem Arbeitsteam je nach Bedarf unterschiedliche Arbeitsplätze einzunehmen? Ist es die Flexibilität, an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens eingesetzt werden zu können oder ist es die Flexibilität, zu unterschiedliche Arbeitszeiten eingesetzt werden zu können? Genauso verhält es sich mit anderen Anforderungsfamilien wie „Belastbarkeit“ etc.

Gefordert ist daher eine Beschreibung, die so detailliert, klar und überprüfbar wie möglich ist. Dies fällt bei den Anforderungskategorien „Ausbildung“ und „Berufserfahrung“ wesentlich leichter, als bei fachlichen, sozialen oder persönlichen Kompetenzen.

Anzahl der Anforderungen

Ein weiterer Gradmesser für die Qualität eines Anforderungsprofils ist die Handhabbarkeit der Anzahl der Anforderungen.

Die Beschreibung von Anforderungen zu einer Stelle kann mit Leichtigkeit zu einer sehr umfangreichen Angelegenheit werden. Generell ist das Kapitel Fähigkeitsmerkmale, Kompetenzen, Qualifikationen hoch komplex. Gleichzeitig fallen jedem Menschen, auch ohne entsprechende Ausbildung, in einer „Brain Storming – Phase“ unzählige Anforderungen ein, die man an einem Arbeitsplatz benötigen könnte und wichtig wären. Die Ressourcen und Möglichkeiten, die Erfüllung dieser Anforderungen im Rahmen eines Auswahlprozesses zu überprüfen, sind jedoch beschränkt. Kurzum: es ist eine Illusion, in einem Recruiting-Prozess alle möglichen Anforderungen zu beschreiben bzw. diese dann auch noch zu überprüfen. Daher ist es eine wichtige Aufgabe, die wesentlichen Anforderungen zu identifizieren. Diese dafür sehr detailliert, klar und überprüfbar wie möglich.

Fachunabhängige Kompetenzen

Zu den fachunabhängigen Kompetenzen gehören persönliche und soziale Kompetenzen, die in mehr als einem spezifischen Beruf benötigt werden können.

Die Persönlichkeitskompetenz, auch Selbstkompetenz genannt, beinhaltet Fähigkeiten wie z.B.

  • logisch-analytisches Denkvermögen
  • Ausdauer
  • Konzentrationsvermögen
  • Belastbarkeit
  • Lern- und Leistungsbereitschaft
  • Lern- und Leistungsfähigkeit
  • Initiativkraft
  • Kreativkraft
  • Eigenmotivation
  • Mut
  • Beharrlichkeit

Zu den sozialen Kompetenzen zählt man jene Kompetenzen, die in der Beziehung mit anderen Menschen benötigt werden. Dazu zählen:

  • Kommunikationsfähigkeit (mündlich, schriftlich, körpersprachlich)
  • Teamfähigkeit
  • Kooperationsbereitschaft
  • Hilfsbereitschaft
  • Delegationsfähigkeit
  • Kritikfähigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Um fachunabhängige Kompetenzen so zu beschreiben, dass ein qualitativ hochwertiges Anforderungsprofil entsteht, ist es hilfreich, beobachtbares Verhalten zu beschreiben. Man nennt diesen Vorgang auch „Operationalisierung“ und man spricht in diesem Zusammenhang von einem operationalisierten Anforderungsprofil.

Ich will dies am Beispiel der sozialen Kompetenz „Teamfähigkeit“ beschreiben:

Gehen wir davon aus, es handelt sich um die Stelle eines technischen Projektleiters. Zu den Aufgaben des Stelleninhabers gehört es unter anderem, technische Produktentwicklungsprojekte zu leiten. Er muss zu diesem Zweck mit Projektmitgliedern zusammenarbeiten, die sowohl im eigenen Unternehmen am Standort (Einkauf, Produktion), bei Kunden als auch beim Lieferanten beschäftigt sind.

Die Anforderung Teamfähigkeit könnte daher wie folgt verhaltensbeschreibend definiert werden:

Der Stelleninhaber

  • ist in der Lage, Projekte, deren Mitglieder aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, sowie vom Kunden und Lieferanten kommen, erfolgreich zu führen.
  • weiß, was getan werden muss, damit Projektmeetings effizient durchgeführt werden können.
  • erkennt Konflikt im Projektteam rechtzeitig und beherrscht passende Interventionsmethoden.
  • kennt moderne Methoden im Projektmanagement und kann diese angemessen einsetzen.
  • …

Die Anforderung ist dann gut beschrieben, wenn durch die Beschreibung klar wird, wie überprüft werden kann, ob und inwieweit die Anforderung erfüllt werden kann. Natürlich ist dazu auch entsprechendes Methoden-Know-How vorauszusetzen (Fragetechniken, Test, Arbeitsproben, etc.).

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Ein qualitativ hochwertiges Anforderungsprofil zu erstellen, ist nicht einfach und erfordert Zeit, Kompetenz und Übung. Gleichzeitig ist das Anforderungsprofil unbedingte Voraussetzung für erfolgreiche Recruiting Prozesse. Wir helfen gerne dabei!

Eine Formularvorlage für ein Anforderungsprofil habe ich beigelegt. Ich wünsche viel Erfolg bei der Erstellung eures nächsten Anforderungsprofils. In meinem nächsten Blog-Beitrag werde ich Tipps geben, wie ein Recruitings Prozess optimal geplant wird.

Bis dahin – viel Erfolg bei euren nächsten Recruiting-Projekten.

Ihr Gerhard Habitzl & Ihr Team der PersonalBasis

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