Bernhard Schaufler ist Head of Recruiting in der PersonalBasis Management GmbH
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Bei den bisher betrachteten HR-Themen (Bedarfsplanung, Recruiting) wird bei der Einbettung von KI mehr behauptet, als tatsächlich der Fall ist.
Beim Onboarding hingegen kommt KI bereits häufig zum Einsatz – mit konkreten Tools, messbarem Nutzen und überraschender Vielfalt.
Das mag an zwei Gründen liegen:
- Onboarding-Prozesse sind oft standardisiert oder enthalten wiederkehrende Elemente, die häufig bereits in HR-Systemen erfasst sind. Man denke nur an den Dienstvertrag.
- Wissen (oder streng genommen Informationen) wurde in den letzten Jahren zunehmend in Wissensmanagement-Systemen erfasst.
Das ist eine gute Voraussetzung für den Einsatz von KI.
Wie stellt sich der Anbietermarkt dar?
- Smarte Systeme erleichtern Unternehmen die Integration neuer Mitarbeiter:innen: Digitale HRM-Systeme werden mit KI ausgestattet, um wiederkehrende Onboarding-Arbeit zu automatisieren.
- Neue Kolleg:innen brauchen in den ersten Wochen Orientierung, Informationen und einen reibungslosen Start. Hier hilft KI den neuen Mitarbeiter:innen. Abläufe, Software und Wissenspools werden durch KI-Begleitung einfacher und wirksamer erklärt.
Einige Anbieter fallen in beide Kategorien, da sie sowohl administrative Unterstützung für die Personalabteilung als auch Lern- und Wissensmanagement für neue Mitarbeiter:innen bieten.
Welche Systeme gibt es?
Der Markt für KI-gestütztes Onboarding ist breit und reicht von spezialisierten HR-Lösungen bis hin zu Lern- und Wissensplattformen. Besonders spannend: Je nach Unternehmensgröße, Prozessreife und gewünschter Tiefe unterscheiden sich die Systeme deutlich.
rexx systems etwa setzt seinen Schwerpunkt klar auf HR- und Onboarding-Prozesse im DACH-Raum. Es lassen sich interne Wissensdatenbanken aufbauen und neue Mitarbeiter:innen über Checklisten, digitale Workflows und Schulungspläne ins Unternehmen integrieren.
Softgarden kommt ursprünglich aus dem Recruiting, bietet aber auch Onboarding-Funktionalitäten an. KI wird eher im Recruiting eingesetzt, etwa für Inserate oder Mailvorlagen.
HRworks verfolgt einen umfassenden Ansatz im Personalmanagement. Onboarding-Prozesse wie Begrüßungsschreiben oder die IT-Account-Erstellung werden digital gesteuert, Verträge können generiert oder analysiert werden.
Ein Sonderfall ist ManageEngine ServiceDesk. Ursprünglich für den IT-Support konzipiert, bietet es KI-gestützte Workflows, die auch beim Onboarding relevant sein können.
Andere Anbieter haben sich wiederum auf das Software-Onboarding spezialisiert. Userlane begleitet neue Mitarbeiter:innen direkt in Anwendungen wie SAP und erklärt Schritt für Schritt die Nutzung. KI erkennt, wo Nutzer:innen häufig scheitern, und bietet proaktiv Hilfestellungen.
International agierende Systeme wie Sunesis AI Mentor oder Sana Labs gehen stärker in Richtung Wissensvermittlung und Lernmanagement. Während Sunesis mit einem KI-gestützten Wissens-ChatBot Unternehmenswissen erschließt und Lernpfade gamifiziert, setzt Sana Labs auf adaptive Lernpfade und personalisierte Inhalte. Besonders attraktiv: die Integration in bestehende HR-Systeme oder Tools wie Slack und Teams – bei Bedarf auch in mehr als 60 Sprachen.
Auch Code of Talent und Platform3l positionieren sich im Bereich Microlearning und kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung. Code of Talent nutzt KI, um Onboarding-Programme automatisch zu strukturieren und individuell anzupassen, während Platform3l besonders auf personalisierte Lernpfade für langfristige Mitarbeiterentwicklung setzt.
| Anbieter | Fokus | KI-Elemente | Pro | Contra |
|---|---|---|---|---|
| rexx systems | HR / Onboarding (DACH) | ChatBot, Vertragsdaten, Workflows, KI-Chatbot | Umfangreiche HR-Suite; Datenübernahme in Vertragsvorlagen; Self-Service-App | Nutzung nur mit zusätzlichen Modulen; unklar, ob Workflow-Zuordnung automatisiert |
| Softgarden | Recruiting + Onboarding (DACH) | Textgenerierung, Vertrags-Workflow | Integrierte Pre- & Onboarding-Plattform; Erinnerungsfunktionen | Onboarding nur mit ATS nutzbar; KI kaum im Onboarding, primär Recruiting |
| HRworks | Personalmanagement komplett (DACH) | Self-Service, Vertragsgenerator, Erinnerungen | Digitales Onboarding, Vertragsgenerator, Schnittstellen zu HRM-Systemen | Professional-Version nötig; KI unterstützt eher punktuell |
| ManageEngine ServiceDesk | IT-Support (international) | KI in Provisioning, Workflows, ChatBot | Starker IT-Support; automatisierte Prozesse auch fürs Onboarding relevant | Fokus nicht HR, sondern IT; kein vollwertiges HRM-System |
| Userlane | Software-Onboarding (DACH) | KI-Analyse von Nutzungsdaten, PopUps | Maßgeschneiderte Software-Einführungen; erkennt Probleme automatisch | Fokus nur auf Software-Training, nicht auf HR-Prozesse |
| Sunesis AI Mentor | Wissensvermittlung (international) | Wissensgraph, Chatbot, Gamification | Schneller Zugang zu Unternehmenswissen; adaptiv, gamifiziert | Kein klassisches Onboarding-Tool, sondern Wissensplattform |
| Sana Labs | Lernmanagement (international) | Adaptive Lernpfade, Rollenanalyse | Sehr flexibel; Integration in HR-/CRM-Systeme; 60 Sprachen verfügbar | Schwerpunkt Learning statt HR-Onboarding |
| Code of Talent | Microlearning (international) | Gamification, Feedback, Q&A | Rollenspezifische, kurze Lernmodule; Gamification, Feedback | Kein Zugriff auf externe Lerndatenbanken |
| Platform3l | Lern- & Entwicklungsplattform (DACH) | Sprachunterstützung, Community-Lernen | Fokus auf lebenslanges Lernen; gute Basis für Mitarbeiterentwicklung | Onboarding nur ein Teilaspekt, kein Kernfokus |
Fazit
Welche Lösung passt, hängt stark davon ab, ob ein Unternehmen primär HR-Prozesse automatisieren, Software-Einführungen erleichtern oder Wissensvermittlung und Lernen in den Mittelpunkt stellen möchte.
Wenn Sie Prozesse automatisieren möchten:
→ rexx, HRworks oder Laserfiche sind geeignete Tools.
Wenn Sie Wissen effizient vermitteln möchten:
→ Sana Labs, Sunesis oder Code of Talent sind ideal.
Wenn Ihr Hauptproblem das Software-Onboarding ist:
→ Userlane begleitet Ihre Mitarbeitenden direkt in SAP, CRM & Co.
Und wenn Ihnen KI doch nicht weiterhelfen kann: wir können es.
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