Onboarding – hier ist KI wirklich schon im HR angekommen!

Onboarding – hier ist KI wirklich schon im HR angekommen

Bernhard Schaufler ist Head of Recruiting in der PersonalBasis Management GmbH

Lesedauer: 5 Minuten

Bei den bisher betrachteten HR-Themen (Bedarfsplanung, Recruiting) wird bei der Einbettung von KI mehr behauptet, als tatsächlich der Fall ist.

Beim Onboarding hingegen kommt KI bereits häufig zum Einsatz – mit konkreten Tools, messbarem Nutzen und überraschender Vielfalt.

Das mag an zwei Gründen liegen:

  1. Onboarding-Prozesse sind oft standardisiert oder enthalten wiederkehrende Elemente, die häufig bereits in HR-Systemen erfasst sind. Man denke nur an den Dienstvertrag.
  2. Wissen (oder streng genommen Informationen) wurde in den letzten Jahren zunehmend in Wissensmanagement-Systemen erfasst.

Das ist eine gute Voraussetzung für den Einsatz von KI.

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Wie stellt sich der Anbietermarkt dar?

  • Smarte Systeme erleichtern Unternehmen die Integration neuer Mitarbeiter:innen: Digitale HRM-Systeme werden mit KI ausgestattet, um wiederkehrende Onboarding-Arbeit zu automatisieren.
  • Neue Kolleg:innen brauchen in den ersten Wochen Orientierung, Informationen und einen reibungslosen Start. Hier hilft KI den neuen Mitarbeiter:innen. Abläufe, Software und Wissenspools werden durch KI-Begleitung einfacher und wirksamer erklärt.

Einige Anbieter fallen in beide Kategorien, da sie sowohl administrative Unterstützung für die Personalabteilung als auch Lern- und Wissensmanagement für neue Mitarbeiter:innen bieten.

Welche Systeme gibt es?

Der Markt für KI-gestütztes Onboarding ist breit und reicht von spezialisierten HR-Lösungen bis hin zu Lern- und Wissensplattformen. Besonders spannend: Je nach Unternehmensgröße, Prozessreife und gewünschter Tiefe unterscheiden sich die Systeme deutlich.

rexx systems etwa setzt seinen Schwerpunkt klar auf HR- und Onboarding-Prozesse im DACH-Raum. Es lassen sich interne Wissensdatenbanken aufbauen und neue Mitarbeiter:innen über Checklisten, digitale Workflows und Schulungspläne ins Unternehmen integrieren.

Softgarden kommt ursprünglich aus dem Recruiting, bietet aber auch Onboarding-Funktionalitäten an. KI wird eher im Recruiting eingesetzt, etwa für Inserate oder Mailvorlagen.

HRworks verfolgt einen umfassenden Ansatz im Personalmanagement. Onboarding-Prozesse wie Begrüßungsschreiben oder die IT-Account-Erstellung werden digital gesteuert, Verträge können generiert oder analysiert werden.

Ein Sonderfall ist ManageEngine ServiceDesk. Ursprünglich für den IT-Support konzipiert, bietet es KI-gestützte Workflows, die auch beim Onboarding relevant sein können.

Andere Anbieter haben sich wiederum auf das Software-Onboarding spezialisiert. Userlane begleitet neue Mitarbeiter:innen direkt in Anwendungen wie SAP und erklärt Schritt für Schritt die Nutzung. KI erkennt, wo Nutzer:innen häufig scheitern, und bietet proaktiv Hilfestellungen.

International agierende Systeme wie Sunesis AI Mentor oder Sana Labs gehen stärker in Richtung Wissensvermittlung und Lernmanagement. Während Sunesis mit einem KI-gestützten Wissens-ChatBot Unternehmenswissen erschließt und Lernpfade gamifiziert, setzt Sana Labs auf adaptive Lernpfade und personalisierte Inhalte. Besonders attraktiv: die Integration in bestehende HR-Systeme oder Tools wie Slack und Teams – bei Bedarf auch in mehr als 60 Sprachen.

Auch Code of Talent und Platform3l positionieren sich im Bereich Microlearning und kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung. Code of Talent nutzt KI, um Onboarding-Programme automatisch zu strukturieren und individuell anzupassen, während Platform3l besonders auf personalisierte Lernpfade für langfristige Mitarbeiterentwicklung setzt.

AnbieterFokusKI-ElementeProContra
rexx systemsHR / Onboarding (DACH)ChatBot, Vertragsdaten, Workflows, KI-ChatbotUmfangreiche HR-Suite; Datenübernahme in Vertragsvorlagen; Self-Service-AppNutzung nur mit zusätzlichen Modulen; unklar, ob Workflow-Zuordnung automatisiert
SoftgardenRecruiting + Onboarding (DACH)Textgenerierung, Vertrags-WorkflowIntegrierte Pre- & Onboarding-Plattform; ErinnerungsfunktionenOnboarding nur mit ATS nutzbar; KI kaum im Onboarding, primär Recruiting
HRworksPersonalmanagement komplett (DACH)Self-Service, Vertragsgenerator, ErinnerungenDigitales Onboarding, Vertragsgenerator, Schnittstellen zu HRM-SystemenProfessional-Version nötig; KI unterstützt eher punktuell
ManageEngine ServiceDeskIT-Support (international)KI in Provisioning, Workflows, ChatBotStarker IT-Support; automatisierte Prozesse auch fürs Onboarding relevantFokus nicht HR, sondern IT; kein vollwertiges HRM-System
UserlaneSoftware-Onboarding (DACH)KI-Analyse von Nutzungsdaten, PopUpsMaßgeschneiderte Software-Einführungen; erkennt Probleme automatischFokus nur auf Software-Training, nicht auf HR-Prozesse
Sunesis AI MentorWissensvermittlung (international)Wissensgraph, Chatbot, GamificationSchneller Zugang zu Unternehmenswissen; adaptiv, gamifiziertKein klassisches Onboarding-Tool, sondern Wissensplattform
Sana LabsLernmanagement (international)Adaptive Lernpfade, RollenanalyseSehr flexibel; Integration in HR-/CRM-Systeme; 60 Sprachen verfügbarSchwerpunkt Learning statt HR-Onboarding
Code of TalentMicrolearning (international)Gamification, Feedback, Q&ARollenspezifische, kurze Lernmodule; Gamification, FeedbackKein Zugriff auf externe Lerndatenbanken
Platform3lLern- & Entwicklungsplattform (DACH)Sprachunterstützung, Community-LernenFokus auf lebenslanges Lernen; gute Basis für MitarbeiterentwicklungOnboarding nur ein Teilaspekt, kein Kernfokus

Fazit

Welche Lösung passt, hängt stark davon ab, ob ein Unternehmen primär HR-Prozesse automatisieren, Software-Einführungen erleichtern oder Wissensvermittlung und Lernen in den Mittelpunkt stellen möchte.

Wenn Sie Prozesse automatisieren möchten:
→ rexx, HRworks oder Laserfiche sind geeignete Tools.

Wenn Sie Wissen effizient vermitteln möchten:
→ Sana Labs, Sunesis oder Code of Talent sind ideal.

Wenn Ihr Hauptproblem das Software-Onboarding ist:
→ Userlane begleitet Ihre Mitarbeitenden direkt in SAP, CRM & Co.

Und wenn Ihnen KI doch nicht weiterhelfen kann: wir können es.

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