Ein Beispiel aus der Praxis: HR Interim Management

Erfahren Sie, wie ein Interim Management Projekt im Personalbereich aussehen kann. Wir stellen Ihnen einen Fall aus der personalBasis-Praxis vor:

Projekt

Neu-Definition und Stabilisierung der Kern-HR-Prozesse in einem mittelständischen Gießerei-Unternehmen.

Ausgangssituation

Es handelt sich um einen Eisengießerei-Betrieb mit ca. 100 Beschäftigten. In den letzten Jahren konnten aufgrund eines Eigentümer-Wechsels größere Investitionen in die Maschinen und Anlagen umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang sollten auch die HR-Prozesse modernisiert und neu standardisiert werden. Um dies zu erreichen, wurde die Stelle “HR-Administration” von Teilzeit auf Vollzeit geändert und neu besetzt. Die neue Stelleninhaberin war mit der Personal-Administration annähernd voll ausgelastet. Um auch die Prozesse in den anderen HR-Bereichen (insbesondere Recruiting, Lohn- und Gehaltssysteme, Arbeitszeitsysteme) schnell auf ein akzeptables Qualitätsniveau zu bringen, wurde ein Interim HR-Manager der Personal-Basis Management GmbH beauftragt.

Onboarding des Interim Managers sowie Inhalt und Umfang der Tätigkeiten

Auftraggeber war der zuständige HR-Manager für die gesamte Unternehmensgruppe. Dieser war gleichzeitig, gemeinsam mit einer zweiten Person, handelsrechtlicher Geschäftsführer der Eisengießerei und definierte die Aufgabenpakete, welche im Rahmen des Projekts abgearbeitet werden sollten:

– Erarbeitung und Einführung von Standard-Prozessen für Recruiting, On-Boarding, Off-Boarding

– Sicherstellen, dass alle Personalakten vollständig vorhanden sind

– Entwicklung eines Lohn- und Gehaltssystems

Um einerseits die Arbeitspakete zügig umsetzen zu können und gleichzeitig die Kosten gering zu halten, wurde als Arbeitsintensität 1 Arbeitstag pro Woche vereinbart. Die Arbeit sollte vor Ort in enger Zusammenarbeit mit der Personal-Administratorin sowie mit dem Werkleiter durchgeführt werden. Der Umsetzungsstatus sollte in einer Aktivitätenliste dokumentiert werden. Ein Projekt-Endtermin wurde nicht festgelegt.

Der Arbeitsbeginn des HR-Interim-Managers wurde mittels Info-Mails vom Werksleiter an die Führungskräfte des Unternehmens und im Rahmen einer Wochenbesprechung kommuniziert.

Nutzen des Auftraggebers durch die Beschäftigung des HR-Interim-Managers

Die Umsetzung der definierten Arbeitspakete konnte in sehr kurzer Zeit erfolgen. Dies u.a. deswegen, da die meisten Prozesse nicht neu definiert werden mussten. Best-Practice-Standardprozesse, welche der Interim-Manager in seiner langjährigen Erfahrung als HR-Manager entwickelt hatte, konnten mit leichten Adaptionen verwendet werden.
Im Zuge der Anwesenheitstage wurde nicht nur an den Arbeitspaketen gearbeitet. Da die Personal-Administratorin neu in Ihrer Funktion war, hat sie die Unterstützung des Interim-Managers gerne in Anspruch genommen. Dies betraf eine Fülle von operativen Aufgabenstellungen, wie z.B. die Besetzung offener Positionen, die Lösung arbeitsrechtlicher Fragen, die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Auflösung von Dienstverhältnissen etc. Damit konnte die Leistungsfähigkeit und die Leistungsqualität des HR-Managements deutlich erhöht werden.
Der Auftraggeber konnte Arbeitspakete, die während der Projektlaufzeit entstanden, ebenfalls an den HR-Interim-Manager übergeben (z.B. Erstellung von Betriebsvereinbarungen zur flexiblen Arbeitszeit; Umstellung Urlaubsjahr auf Kalenderjahr).
Da im Rahmen der Projektlaufzeit auch ein Qualitätsaudit angesetzt war, konnten die im Rahmen des internen Vor-Audits festgestellten Mängel mit der tatkräftigen Unterstützung des Interim-Managers zeitgerecht behoben werden.

Aktueller Projektstatus

Obwohl die ursprünglichen Arbeitspakete bereits abgearbeitet und umgesetzt sind, werden die Dienste des HR-Interim-Managers nach wie vor in Anspruch genommen. Die Intensität beträgt nach wie vor 1 Tag pro Woche. Da der Vertrag jederzeit kündbar und voll flexibel vereinbart wurde, hat der Auftraggeber jederzeit die Möglichkeit, die Intensität und damit auch die Kosten zu reduzieren bzw. den Auftrag komplett zu beenden. Da jedoch die bestehende HR-Personalkapazität im Umfang von 1 FTE (Full-Time Equivalent) für 100 Beschäftigte sowohl quantitativ wie auch qualitativ zu gering bemessen ist, wird die fehlende Kapazität wahrscheinlich noch längere Zeit über den HR-Interim-Manager der Personal-Basis Management GmbH ergänzt werden.